Questa sezione del sito è dedicata alla scrittura collaborativa di testi, documenti, fogli di calcolo, disegni, ricerche e relazioni a sfondo scientifico. L’intento è quello di consentire a ciascun Socio di poter creare un documento che potrà essere condiviso e modificato da altri Soci appartenenti allo stesso gruppo di lavoro e visualizzato dall’intera comunità Internet (in base al livello di riservatezza che si vorrà impostare), consentendo di lavorare simultaneamente ad una versione sempre aggiornata dei file.
La creazione di documenti online è molto simile a quella realizzata offline sulla memoria del proprio PC. I comandi, la tipologia di documenti (file word, fogli excel, presentazioni in power point, ecc.) e le relative modalità di gestione sono le stesse, a cambiare sono il programma, l’interfaccia utilizzata e lo spazio fisico nel quale il documento sarà salvato (una cartella personale online anziché sul proprio PC).
Per la creazione di documenti collaborativi online è possibile utilizzare diverse piattaforme disponibili sul web, come ad esempio Zoho Docs (docs.zoho.com) o Google Docs (docs.google.com). In questa guida verrà descritto come utilizzare Google Docs.
Per prima cosa è necessario possedere una utenza Gmail, che può essere ottenuta gratuitamente alla pagina www.gmail.com, seguendo le apposite istruzioni. Una volta registratisi a Gmail si possono inserire utenza e password alla pagina docs.google.com
Come mostrato dalla seguente figura, si viene così introdotti ad una pagina che permette la creazione e gestione dei propri file, la loro categorizzazione e memorizzazione in cartelle, la condivisione con altri utenti Gmail e -volendo- la loro pubblicazione su Internet.
Si analizzano di seguito le principali azioni necessarie per la realizzazione di una scrittura collaborativa online tramite Google Docs.
Creare documenti online
Per avviare una scrittura collaborativa online è possibile scegliere tra due procedure: creare un nuovo documento direttamente su Google Docs o caricare online un documento precedentemente salvato sul proprio pc. Queste azioni sono realizzabili seguendo i rispettivi comandi presenti nella schermata iniziale del servizio (in alto a sinistra), rispettivamente Crea e Carica:
- Cliccando su Crea si aprirà una finestra che vi chiederà di scegliere la tipologia di documento che volete creare (documento di word, excel, power point, paint, ecc.) o quale modello predefinito di scrittura volete utilizzare. Quest’ultima opzione è realizzabile cliccando su Da modello…, pagina che presenta le varie categorie di modelli utilizzabili. Scelto il documento vi consigliamo di nominarlo subito cliccando su Documento senza titolo (in alto a sinistra), si aprirà una finestra che vi chiederà di inserire il nome che sarà memorizzato premendo OK. Il documento si salverà automaticamente nel corso della lavorazione.
- Se volete iniziare una scrittura collaborativa di un documento già creato e salvato sul vostro computer dovrete invece cliccare sul bottone Carica (il simbolo accanto a Crea), si aprirà una finestra e dovrete cliccare su File ciò vi consentirà di navigare tra le cartelle presenti sul vostro pc; trovato il file dovrete cliccare prima su Apri e poi sul bottone Avvia caricamento. A questo punto il vostro documento è stato salvato su Google Docs e potrà essere condiviso con altri Soci. È importante tenere presente che possono essere caricati soltanto documenti con estensione .html .txt, .odt, .rtf, e Miscrosoft Word.
Per impostare Google Docs in italiano cliccare su Settings e quindi su Documents settings, si aprirà una pagina che vi consentirà di scegliere la lingua.
Per maggiori informazioni consultare il Manuale di Google
Condividere i documenti con altri utenti
Il tasto da seguire per avviare la condivisione di un documento è Condividi, facilmente individuabile in quanto in grassetto. Il comando è presente sia nella schermata iniziale di Google Docs (il secondo bottone dell’area centrale) sia all’interno di ciascun documento aperto (in alto a destra). Cliccando su Condividi si aprirà una finestra che vi consentirà di inserire l’email delle persone da coinvolgere nella scrittura (è possibile anche scegliere tra i contatti presenti nella vostra rubrica di posta elettronica). In base alle vostre esigenze potrete permettere ai contatti inseriti di collaborare alla scrittura del documento (cliccando su Modifica consentita) o consentire soltanto la lettura (cliccando su Visualizzazione consentita). I contatti inseriti riceveranno una email che li inviterà ad accettare la vostra proposta di collaborazione (che potrà essere personalizzata con un vostro messaggio di testo da inserire al momento dell’invio nell’apposita casella).
Per maggiori informazioni consultare il Manuale di Google
Strumenti di scrittura e di revisione
La stesura del documento su Google Docs offre le stesse possibilità di scrittura offerte dai diversi programmi utilizzati offline. In particolare, concentrandoci su un documento Word sarà possibile impostare la pagina (cliccando su File e quindi su Impostazioni pagina), definire il carattere (Formato), inserire immagini (Inserisci) o tabelle (Tabella). Per inserire caratteri utili alla scrittura di formule matematiche cliccare su Inserisci e quindi su Equazione, si aprirà una barra con i simboli adatti.
E’ importante tenere presente che è sconsigliabile importare del testo copiandolo da un documento word/excel e incollandolo sul documento online. Per queste operazioni si consiglia di caricare su Google Docs un documento già creato offline (così come descritto nel primo paragrafo). Allo stesso modo la procedura corretta per inserire un oggetto, come una immagine o una tabella, è utilizzare i rispettivi comandi “Inserisci” e “Tabella”.
Rispetto ad un “normale” documento Word, Google Docs vi consentirà di recuperare e visualizzare versioni del file precedentemente salvate (cliccando su File e quindi su Consulta cronologia delle revisioni), nonché di lavorare alla scrittura/revisione del documento simultaneamente con gli altri utenti abilitati.
Per maggiori informazioni consultare la Sezione Modifica e la Sezione Inserimento del Manuale di Google.
E’ anche disponibile un Video tutorial.